Si vous êtes freelance déjà en activité ou freelance en lancement, vous vous êtes certainement interrogé sur la facturation. La création de devis, de facture, de notes de frais ou encore de relevés d’heures peut s’avérer complexe pour un non-initié. En matière de facturation pour les freelances, il existe divers outils qui peuvent vous aider et vous faire gagner du temps. Voici aujourd’hui la présentation d’<Habemoos, un outil gratuit et complet à votre service.

Comprendre la facturation en freelance : quelques rappels

Lorsque vous créez votre activité de freelance, quel que soit le statut ou le régime sélectionné, vous devez répondre à des obligations légales en matière de facturation de vos prestations. Selon votre activité professionnelle, ces obligations peuvent sensiblement varier, mais généralement, il s’agit de respecter une mise en page « conventionnelle ». Vous devez notamment veiller à insérer des mentions indispensables pour que vos documents soient conformes. Ces informations sont expliquées sur de nombreux sites tels que celui du portail de l’économie avec sa page dédiée à la création de facture.

Remarque :
Nous vous conseillons également de bien détailler vos prestations dans vos devis et factures ou d’accompagner le devis d’une proposition commerciale précisant votre mission. La précision de ces informations demeure importante pour éviter par la suite toute confusion ou tout malentendu avec votre client.

Pourquoi Utiliser un Outil de Facturation en Ligne en Freelance ?Les limites du simple tableur

Les limites du simple tableur

Des freelances utilisent un simple tableur et tiennent un livre de recettes et de dépenses pour gérer leur activité. C’est surtout le cas des micro-entrepreneurs qui profitent d’une comptabilité allégée. Ils n’ont pas forcément besoin d’un comptable ou d’un expert comptable pour les aider dans la gestion de leur activité. Néanmoins, la rigueur doit être de mise pour ne pas faire erreur entre les références de chaque document et ne pas se perdre au fil des besoins de nouveaux devis, factures, relevés d’heures ou encore notes de frais…

Les avantages d’un outil de facturation en ligne

En utilisant un outil de facturation en ligne en freelance, de nombreuses actions deviennent automatisées. Vous gagnez du temps. La gestion de vos échanges avec vos clients ou le suivi de vos missions devient plus facile et plus rapide. La sauvegarde de vos documents comptables en ligne offre également plus de sécurité que des dossiers classés sur ordinateur ou sur disque dur. Bien d’autres avantages complètent ces premiers constats. Découvrons à ce titre quels sont les bénéfices de l’outil de facturation en ligne gratuit et complet <habemoos :

  • Un outil de facturation dédié aux indépendants et aux TPEs
  • La gestion de devis, factures, notes de frais et relevés d’heures facilitée
  • La création de documents conformes et conventionnels
  • La personnalisation de vos documents en quelques clics
  • Un accès pour vos clients afin de faciliter vos échanges
  • Le suivi en un clin d’œil de votre facturation sur votre tableau de bord
  • La création de rapports d’activité personnalisables sur x période de temps et agrémentés de graphiques
  • L’accès à vos documents depuis partout, tant que vous avez accès à Internet
  • La gratuité totale et les fonctions à usage illimité (nombre de clients, de factures,…)
  • L’utilisation de cet outil de facturation en français ou en anglais au choix

Facturation en Freelance : Mini-guide d’<habemoos, Outil en ligne Gratuit et Complet

Inscription et connexion sur <habemoos

Pour vous lancer avec l’outil de facturation gratuit et en ligne <habemoos il vous suffit de créer votre compte de freelance. Vous saisissez une adresse e-mail et un mot de passe qui vous serviront ensuite pour vous connecter dans le futur.

Personnaliser votre compte freelance sur <habemoos

Une fois que vous avez créé votre compte d’utilisateur <habemoos, quelques premiers paramétrages s’imposent pour ensuite gérer efficacement votre activité. Cet outil de facturation en ligne comporte différents champs à remplir au choix et vous guide alors dans chacune de vos actions.

Dans un premier temps, vous allez personnaliser votre profil de freelance en saisissant votre nom ou celui de votre entreprise, votre domiciliation, votre statut ou régime, … Vous pouvez également ajouter votre logo afin qu’il s’insère dans vos différents documents. Enfin, vous pouvez librement personnaliser la numérotation de vos devis et factures en ajoutant par exemple vos initiales ou un sigle propre à votre entreprise.

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Paramétrer les informations de vos clients pour mieux gérer votre facturation future

Après avoir personnalisé les champs concernant votre activité de freelance, vous allez prendre encore un peu de temps pour saisir les informations relatives à vos clients. Vous pouvez créer un nombre illimité de comptes clients dans la section « Client » située sur le bandeau latéral gauche et en cliquant sur « Ajouter un client ». Vous aurez ensuite simplement à sélectionner tel ou tel client pour automatiser la création de vos devis, de vos factures ou encore de vos relevés d’heures et notes de frais. À nouveau, ici, il vous faudra compléter les champs proposés par les coordonnées de vos clients, leur numéro SIRET, etc.

La mise en page de vos documents de facturation avec l’outil gratuit <habemoos

La mise en page des devis et factures est préétablie sur l’outil de facturation <habemoos. Cette mise en page conventionnelle reprend les personnalisations que vous avez paramétrées au préalable. À savoir : l’emplacement de votre logo et sa taille personnalisée, le préfixe de numéro de devis ou de facture que vous avez choisi d’utiliser, les mentions légales obligatoires telles que la mention TVA non applicable pour les micro-entrepreneurs. À chaque nouvelle mission, vous n’aurez plus qu’à ajouter les détails de vos prestations, le tarif, les modalités de paiement si elles changent, la TVA éventuelle…

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L’exploitation de vos factures et devis avec <habemoos

Une fois que vous avez créé votre premier devis ou votre première facture avec l’outil de facturation en ligne <habemoos, vous aurez plusieurs options :

  • Télécharger votre devis ou facture au format PDF ou dans un autre format pour ensuite l’envoyer par e-mail à votre client ou l’imprimer et lui transmettre par courrier ou en main propre.
  • Envoyer une alerte à votre client depuis la plateforme <habemoos pour qu’il valide en ligne votre devis. En effet, votre client peut lui aussi utiliser <habemoos pour accepter ou refuser vos propositions. Cela vous permet de gagner du temps. Vous n’avez plus besoin d’envoyer un e-mail ou d’imprimer et un code couleur s’ajoutera afin de suivre facilement les retours reçus.

Remarque :
La sauvegarde de vos documents se fait en ligne sur la plateforme <habemoos, sécurisée et confidentielle. Néanmoins, il est toujours recommandé d’effectuer des sauvegardes sur votre ordinateur ou sur un disque dur dans le but de classer tous vos devis, factures et autres documents de gestion. En cas de contrôle, effectuer régulièrement ces classements vous permettra d’éviter un stress inutile au moment de tout regrouper.

Zoom sur les relevés d’heures et les notes de frais avec <habemoos

Certains freelances travaillent à l’heure et non au forfait. D’autres peuvent avoir besoin de notes de frais lors de déplacements éventuels ou pour des missions spécifiques. Avec l’outil de facturation <habemoos, vous pouvez aussi créer et gérer facilement les relevés d’heures et les notes de frais à transmettre à vos clients. Au sein du tableau de bord, vous trouverez ces sections dans le bandeau latéral gauche. Vos clients peuvent valider un relevé d’heures avant de passer à l’édition de la facture. La validation du relevé d’heures en amont sécurise les freelances qui peuvent ensuite facturer les heures travaillées en toute transparence.

Ecran saisie timesheet

Le suivi de vos documents de facturation en un clin d’œil

Lors de chaque nouvelle connexion sur votre compte freelance <habemoos, vous atterrissez sur une page intuitive et pratique. Elle présente notamment vos dernières transmissions de factures ou devis mis en avant par un code couleur pour apercevoir directement les documents acceptés, refusés ou réglés. L’évolution de votre chiffre d’affaires apparaît également sur cette page ainsi que des documents que vous avez créés en brouillon dans le but de les diffuser plus tard. Vous avez enfin ici une vision sur d’éventuels impayés, ce qui vous permet d’effectuer des relances rapidement.

Welcome Page

L’édition de rapports d’activité personnalisés

L’édition de rapports d’activités personnalisés demeure utile à bien des effets. Elle peut servir pour votre comptabilité, pour comprendre l’évolution de votre activité au fil du temps et pour mettre en avant de possibles améliorations futures afin d’augmenter votre rentabilité ou votre productivité.

Avec l’outil de facturation gratuit et en ligne <habemoos, vous avez le choix entre plusieurs rapports sur plusieurs périodes de temps :

  • Des rapports de facturation
  • Des rapports d’impayés
  • Des rapports de règlements perçus
  • Des rapports de compte client

Vous avez aussi la possibilité de croiser certaines données et d’en faire des graphiques. Par exemple, croiser le temps total travaillé avec le total de vos encaissements ou évaluer la valeur de vos clients par catégories afin de prendre connaissance de l’activité la plus rentable ou la plus importante, etc..

L’outil de facturation gratuit et en ligne <habemoos a été créé par des freelances pour des freelances. Il est né du constat de son créateur d’un manque de solutions pratiques, intuitives et accessibles pour aider les freelances dès le lancement de leur activité. Le souhait du fondateur d’<habemoos est d’offrir cet outil, qu’il a pensé en évaluant ses propres besoins et ceux d’autres freelances, à d’autres indépendants. La complexité de la facturation devient plus aisée et gagner du temps reste précieux pour tout indépendant. N’hésitez plus et laissez-vous guider !

<Habemoos

Lionel
Lionel

Qui suis-je pour vous donner des conseils ? Personne.. Suivez votre instinct

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